Se
denomina hoja a cada planilla de cálculo. Cada hoja tiene una etiqueta o
nombre, que se puede apreciar en la parte inferior de la planilla u hoja.
Cuando creas una hoja nueva, Excel abre tres hojas y le pone nombres por
defecto: Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3; estos nombres se pueden cambiar de acuerdo a
las necesidades del usuario. También se pueden agregar o quitar hojas según se
necesite.
Se
denomina libro de trabajo al conjunto de hojas de cálculo que presenta el
documento. Se pueden tener varias ventanas de libros de trabajo abiertas a la
vez.
Una celda es la intersección entre una fila y una columna.
Cada celda está representada por una letra –columna a la cual pertenece,
se leen en dirección vertical y se nombran con letras: A, B, C... Z, AA, AB,
AC.... AZ, BA, BB, BC...BZ... hasta IV. En total son 256 columnas.- y un número
– fila a la cual pertenece se leen en dirección horizontal y se nombran con
números: 1, 2, 3.... hasta 65.536. – , por ejemplo a la celda inicial de la
hoja de cálculo se la identifica A1 (columna A que intercepta a la fila 1).
Cada celda contiene datos que pueden ser valores numéricos
o alfabéticos; además, a los datos de cada celda se les puede aplicar un estilo
de formato, similar a lo que hemos visto con el procesador de texto
Celda activa : es aquella que está en condiciones de
recibir el ingreso de datos. Sólo una celda puede estar activa a la vez y ésta
se muestra con un borde ancho. (ver Imagen)
- Utilizando el mouse
Para
desplazarse dentro de la hoja se utilizan las barras de desplazamiento, que
funcionan de igual forma que en cualquier otro programa que se ejecute sobre
Windows –como Word, etc. –, al hacer clic sobre las barras de desplazamiento la
información se mueve una página arriba o una página abajo permitiéndole al
usuario ver toda la información.
- Utilizando el teclado
MOVIMIENTO
|
TECLADO
|
Celda
Abajo
|
FLECHA
ABAJO
|
Celda
Arriba
|
FLECHA
ARRIBA
|
Celda
Derecha
|
FLECHA
DERECHA
|
Celda
Izquierda
|
FLECHA
IZQUIERDA
|
Pantalla
Abajo
|
AVPAG
|
Pantalla
Arriba
|
REPAG
|
Celda A1
|
CTRL+INICIO
|
Primera
celda de la columna activa
|
FIN
FLECHA ARRIBA
|
Última
celda de la columna activa
|
FIN
FLECHA ABAJO
|
Primera
celda de la fila activa
|
FIN
FLECHA IZQUIERDA o INICIO
|
Última
celda de la fila activa
|
FIN
FLECHA DERECHA
|
- Utilizando la Barra e etiqueta
- Utilizando la Barra e etiqueta
MOVIMIENTO
|
TECLADO
|
Hoja
Siguiente
|
CTRL+AVPAG
|
Hoja
Anterior
|
CTRL+REPAG
|
En cada
una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas
Para
ellos situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y
teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán
en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de
Fórmulas, como puedes observar en el dibujo anterior. Para introducir el
valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:
- INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
- TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
- CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón
de la barra de
fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en
la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Para restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer
clic sobre el botón Cancelar 
de la barra de fórmulas.
de la barra de fórmulas.
VALORES CONSTANTES:
- NÚMEROS: Puede ser un número (0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / %,$) los signos (+) delante de los números se ignoran, y un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-) o entre paréntesis, ( típico en contabilidad). El carácter E es interpretado como notación científica. Ej.: 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Cuando un número tiene una sola coma se trata como
una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe $,
Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero
en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al
final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.
Si introduces fracciones tales
como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no
se confundan con números de fecha.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
- FECHA U HORA: Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son),
las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en
la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los
años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos
dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas
entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
- TEXTO: Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto.
El texto puede contener letras, dígitos y otros
caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de
texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar
todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no
obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a
la izquierda en la celda
FÓRMULAS
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a
otras celdas, operadores y funciones.
La
fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por
el signo =.
Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como + (suma), - (resta), x (multiplicación), / (division),
comparar datos = (igual), >= (Mayor
igual) etc...
En una
misma fórmula se pueden realiza varias operaciones matemáticas distintas. Excel
admite el uso de los paréntesis, para indicar explícitamente la manera de
evaluar los valores dentro de una fórmula.
Ese orden
se conoce como prioridad de los operadores
- Primero las operaciones entre paréntesis.
- Las potencias
- Las multiplicaciones y divisiones
- Sumas y restas
Toda
planilla de cálculo tiene funciones integradas que ayudan
a realizar cálculos complejos y/o repetitivos.
Las
funciones son fórmulas predefinidas que vienen incluidas en la planilla de
cálculo.
Se accede
a ellas haciendo un clic en la opción ƒ× –asistente para funciones – de la barra de
fórmulas.
Todas las
funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos
mostrará un mensaje de error.
La
sintaxis de una función está formada por:
El nombre
de la función ( es el que identifica a cada función, es único y se
escribe sin espacios, ejemplos: Suma, Promedio) y entre paréntesis el
argumento ( No dejes espacios antes o después de cada paréntesis y
pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
En caso
de necesitarse varios argumentos se deben separar por punto y coma";".
Las
planillas de cálculo tienen la capacidad de actualizar instantáneamente los
resultados. Cuando
el usuario modifica los valores que forman parte de una o varias fórmulas las
celdas donde se encuentran escritas las fórmulas se actualizan de inmediato con
el nuevo resultado
Una
fórmula se ingresa en una celda en donde debe aparecer el resultado de dicha
fórmula. Una
vez ingresada y probada, la fórmula no se volverá a modificar –a menos que se
desee cambiar o eliminar el cálculo
Errores en los datos
Existen errores que dependen de los valores que
contengan las celdas o de las referencias que se hayan utilizado.
Como
resultado de la función obtenemos un texto que comienza con el símbolo #.
##### El ancho de una
columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! Algún
valor esta fuera de los límites permitidos, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! Se esta tratando
de divide un número por cero.
#¿NOMBRE? En
la fórmula hay un nombre de celda o rango Incorrecto.
#N/A El
valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! Se
hace referencia de celda no es válida. O inexistente
#¡NULO! Se
especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan
Referencias Absolutas y Relativas:
- Una referencia es relativa cuando en una fórmula se indica la posición de una celda en relación a la que contiene la fórmula.
- Una referencia es absoluta cuando en una fórmula se hace referencia a la posición fija de una celda concreta.
El tipo de direccionamiento hará que el copiado de
una celda que contiene una fórmula, a un rango de celdas de destino, actúe de
distinta manera.
Como
vemos en este ejemplo el cálculo del IVA se logra aplicando el 20% a cada una
de las celdas que contienen el precio sin IVA.
La
fórmula que permite calcular el IVA
- Hace referencia en forma relativa al precio de cada producto. Esto permite que esta dirección cambie para cada celda, cuando la fórmula que se ingresa en C2 se copie al rango C3:C7 y
- Hace referencia en forma absoluta a la celda B9 que contiene el dato porcentaje de IVA. Esto permite que la dirección de esta celda permanezca fija al copiar la fórmula del IVA para todos los productos.
Para que Excel
reconozca a una dirección como absoluta, debe llevar el signo $. Una
celda absoluta se escribe $B$9.
Cada símbolo $ sirve para indicar la posición absoluta o fijar la referencia a una fila o a una columna. utilizando teclado presione f4
Cada símbolo $ sirve para indicar la posición absoluta o fijar la referencia a una fila o a una columna. utilizando teclado presione f4
Copiar datos utilizando el mouse y el controlador
de relleno
En el borde derecho inferior del
marco de selección se encuentra el controlador de relleno –un
pequeño cuadrado negro, al hacer un clic sostenido sobre él y desplazar el
puntero automáticamente el contenido se copiará a las celdas por las que pasa
el puntero del mouse.
Con un clic sostenido se puede copiar una fórmula en varias celdas al mismo tiempo.
Con un clic sostenido se puede copiar una fórmula en varias celdas al mismo tiempo.
Crear series
Si necesitamos escribir una serie de números o una serie de términos
como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita
la creación de modo muy rápido de la serie.
- EJ1: Escribiendo Enero en la celda donde deseamos que comience la serie y hacemos un clic sostenido sobre el controlador de relleno nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie, el resultado cuando soltamos el botón será una serie con tantos términos como casillas marcamos
- Ej2: Vamos a generar la serie numérica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de cálculo solo el 2 y el 4. Selecciones las 2 cedas hacemos un clic sostenido sobre el controlador de relleno nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie y el resultado es la generación rápida y automática de una serie numérica
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